Tenha o controle operacional da sua empresa
Finalizar o planejamento financeiro significa definir quais indicadores serão rigorosamente acompanhados. Para fazer essa escolha, é preciso que cada indicador selecionado represente um aspecto crucial do negócio e, acima de tudo, que seja possível acompanhá-lo de modo rotineiro e disciplinado.
Periodicidade é a palavra-chave
Não adianta um indicador perfeito, se você só o apura de vez em quando. Com o que você vai comparar a variação desse indicador? É preciso integrar ao seu dia a dia a análise das variações entre o que você projetou para o seu negócio e o que realmente conseguiu comercializar. Disso depende a rapidez com que você poderá adotar ações corretivas caso as vendas não estejam indo bem, por exemplo. Ou, ao contrário, investir na manutenção ou até na expansão de uma estratégia que tenha se revelado muito bem-sucedida. É aí que está a diferença entre o sonhado lucro e o temido prejuízo.
Vamos começar as comparações com alguns indicadores utilizados pelos empresários: as vendas e entradas de caixa correspondem ao planejado? Acertamos na estimativa de crescimento ou precisamos de ajustes?
A mesma análise em relação aos custos variáveis e à margem de contribuição – o que sobra das vendas após descontar os custos diretos. A margem de contribuição é um dos indicadores mais importantes de qualquer negócio – comércio, indústria ou serviços. Se a margem de contribuição real for menor do que havia sido planejado, imediatamente a causa deve ser identificada e um plano de ação para correção deve ser traçado. Isso é muito importante.
Definindo Planos de Ações
Vamos aos exemplos:
Situação 1
Uma oficina de automóveis tem como principais clientes as seguradoras de automóveis. Estas empresas remuneram as oficinas por hora de mão de obra empregada. Existem parâmetros que definem quantas horas devem ser gastas para instalar os faróis de determinado modelo de automóvel, por exemplo. É isto que a seguradora paga. Digamos que esteja definido o pagamento por 2 horas e o profissional gaste 3 horas para realizar a tarefa. A margem de contribuição será menor do que a planejada. Multiplique essa diferença por dezenas de automóveis e vários serviços realizados. Dá para imaginar o tamanho do impacto.
Portanto, neste tipo de negócio, o plano de ação é controlar o tempo e as ações efetivas de cada profissional, de modo a identificar prontamente os gargalos e não perder mais. Isto se chama gestão de tempo e movimentos.
Situação 2
Nosso exemplo agora é uma farmácia. O gerente/comprador deixou de comprar um medicamento importantíssimo e o estoque zerou. Com o objetivo de não perder clientes por não ter o produto, o item foi comprado no distribuidor que entrega mais rápido, porém vende 20% mais caro do que o fornecedor habitual. Vocês já sabem: perde-se margem de contribuição.
O plano de ação aqui é evitar compras de emergência.
Os dois exemplos podem ser aplicados à indústria. O controle sobre os processos de produção e compras, a gestão do negócio, a comunicação, o treinamento e o engajamento dos profissionais envolvidos aumentam as margens de contribuição.
Senhores empresários: pensem nisto
Despesas fixas devem ser controladas como se a sua vida dependesse disso, porque a da sua empresa com certeza depende. Se crescerem sem planejamento prévio e sem aumento da margem de contribuição que justifique, corte!
Vejam que usamos a margem de contribuição como parâmetro de comparação, e não as vendas. O aumento de vendas sem margem de contribuição adequada, muitas vezes apenas para conquistar ou manter clientes, não pode justificar aumento de custo fixo, seja em que proporção for. Vender por vender não nos leva a lugar algum. Se acontecer, perigo de prejuízo a vista!
Por fim, o lucro operacional e as despesas financeiras. Todas as contas devem ser comparadas com o planejado e, se não coincidirem, por que não? Qual a ação imediata para correção?
Conheça os números. Saiba de cor qual a receita esperada, quais são os maiores gastos, quais são as margens de contribuição e operacional. Esses números são expressões do dinheiro que circula na sua empresa e, para ter sucesso, é preciso falar a língua do dinheiro fluentemente.