Você já deve ter ouvido falar de Lean Management – a “gestão enxuta” – e como essa filosofia de combate ao desperdício revolucionou o ambiente produtivo de muitas indústrias no mundo inteiro. Mas será que é possível aplicar os princípios Lean a ambientes de serviços? Com certeza que sim. A experiência bem-sucedida de empresários no Brasil e no exterior comprova o quanto simplificar o modo como a sua empresa trabalha, produz e entrega valor aos clientes internos e externos pode tornar o dia a dia mais eficiente e lucrativo.
Descubra se você precisa ou não aplicar a Gestão enxuta
Antes de sair “enxugando”, é preciso fazer um diagnóstico do seu escritório. Classifique as informações a seguir como verdadeiras ou falsas, com base na experiência do seu ambiente de negócios:
Todas as vendas realizadas pela área comercial geram um fluxo imediato de informações para as áreas de operações e finanças. A entrega dos produtos ou serviços ao cliente não atrasa e a cobrança também não.
Sempre que algum imóvel alugado se torna desnecessário, as áreas administrativa e financeira são avisadas com pelo menos dois meses de antecedência para que contratos de aluguel e serviços sejam cancelados.
A relação entre a área financeira de sua empresa, contador e bancos é totalmente automatizada, evitando retrabalho com conciliações de contas.
O cadastro de clientes é perfeito. Não há histórico de recebimentos em atraso ou pedidos de segunda via porque o boleto encaminhado ao cliente não chegou.
Todos os títulos de fornecedores, impostos e taxas são pagos em dia. Não há histórico de pagamento de juros, muito menos títulos protestados.
Seu advogado é comunicado previamente e atua com agilidade na elaboração de contratos, evitando a perda de prazos em qualquer operação de venda, compra, locação ou rescisão.
Se você marcou como falsa uma ou mais das informações acima, a administração de sua empresa precisa da Gestão Lean.
Para tornarem a Toyota mais competitiva diante das empresas norte-americanas, Taichi Ohno e Eiji Toyoda desenvolveram o sistema de produção Toyota, que posteriormente ficaria conhecido como Lean Factoring: um sistema de gestão focado em combater desperdícios a fim de melhorar a qualidade, diminuir o custo de produção e o tempo de fabricação.
“A não ser que a engenharia de produção resulte em redução de custos ou aumento de ganhos, ela não tem sentido,” afirmou Taichi Ohno.
Busca-se, com o sistema de produção Lean Office, transformar as ferramentas já aplicadas à área fabril em ferramentas disponíveis para a gestão administrativa.
Em todos os escritórios, tarefas impactam o produto final. As áreas chamadas de infraestrutura ou back office normalmente identificam-se com o custo fixo de qualquer empresa. Se a área em questão não é enxuta e sua liderança não estiver atenta e preparada para trabalhar em grupo com seus liderados, demais departamentos da própria empresa e até fornecedores, é muito provável que seja alto o nível de desperdício. Considere o seguinte: um percentual muito pequeno do tempo gasto na execução da maioria das tarefas em um escritório resulta em benefício direto, ou seja, valor, para o cliente. E o valor de um produto ou serviço e, consequentemente, o preço que o cliente estará disposto a pagar por ele, precisa ser definido na perspectiva do cliente. Na Gestão Lean, se não resulta em valor para o cliente, tem que ser eliminado, porque só vai gerar custos, sem nenhum retorno.
Gestão Lean independe do tamanho da sua empresa
Não importa o tamanho de sua empresa, ou se sua administração é familiar ou profissional. Empresas de todos os formatos vêm se dedicando a esse processo, no que os autores denominam de gerenciamento do fluxo de valor nos escritórios administrativos.
No desenho do fluxo serão identificados gargalos, retrabalho, trabalhos burocráticos e manuais que podem ser automatizados, operando em grupo com parceiros.
Em palestra recente na Federação das Indústrias do Rio de Janeiro (FIRJAN)/Instituto Euvaldo Lodi (IEL), Junico Antunes, Doutor em Administração pela Escola de Administração da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), falou da necessidade de cooperar para competir: “Sem que seja criado um ambiente de confiança e cooperação não serão gerados ganhos relacionais.”
Para construir o conhecimento é preciso sair do EU para o NÓS
Não existe uma receita passo a passo para se deixar o escritório enxuto de um momento para o outro, mas as ferramentas Lean utilizadas na produção – 5S, mapeamento do fluxo de valor, fluxo contínuo, trabalho padronizado, entre outros – estão sendo aplicadas com sucesso nos escritórios.
Identificar desperdícios na geração de informações, característica principal das áreas administrativas, pode ser mais complicado. Trata-se de algo intangível. Porém, assim como acontece com matéria-prima, estoques e mão de obra direta, o ganho em performance não é desprezível, muito pelo contrário.
Desenhe o fluxo de valor, integre processos e pessoas. Equipes com autonomia e sinergia geram maior comprometimento. Leve os resultados obtidos diretamente para a última linha da Demonstração de Resultados – o Lucro.
Você tem dúvidas sobre este e outros temas relacionados com gestão e finanças? A Legere Consultoria e Treinamento pode ajudar você.